「レンタルオフィス」とは？便利なサービスやメリットについて解説

みなさんは「レンタルオフィス」というものをご存知でしょうか？

会社を起業される方には馴染みのあるワードかもしれませんが、働き方の多様化に伴って生まれた新たなオフィスの形態のことです。

これまでであれば、事業を始める際には賃貸で事務所を借りるか、事業の人数が少なければ自宅を事務所と兼用にするケースがほとんどでした。

ですが最近は、選択肢の中のひとつにこの「レンタルオフィス」というものが登場しました。

そこで今回はこの「レンタルオフィス」について、どういったサービスなのか、使用する際のメリットなども踏まえながら詳しく解説していきたいと思います。

「レンタルオフィス」とは？

「レンタルオフィス」とは、実際に業務を行うにあたり必要になってくる机、椅子、インターネットなどの通信の設備があらかじめ備え付けられているレンタルの事務所のことを指します。

レンタルオフィスではそういった設備だけでなく、運営会社によってはお客様が来店されたときに対応が出来る受付や、電話秘書サービスなどの代行業務、法人の設立、会計の際の記帳代行…などなど、ビジネスにおける各種サポートなどを請け負っている業者もあります。

こうした起業や経営関連をサポートしてくれる業者については「サービスオフィス」や「インキュベーションオフィス」などとも呼ばれています。

「レンタルオフィス」利用のメリット

「レンタルオフィス」のメリットには、以下のような項目が挙げられます。

• 個人情報が守られる
• 初期コストがかからない
• 借りてすぐに仕事を始められる
• ランニングコストが安い
• 許認可が必要な業種での開業も可能
• 契約期間の設定が柔軟なので便利
• 清掃はレンタルオフィスの提供元がしてくれる
• 許認可が必要な業種での開業も可能

各項目について、ひとつずつ詳しく解説していきたいと思います。

個人情報が守られる

開業したばかりの個人事業主、フリーランスなどの場合、自宅を兼オフィスとして使用することが多いため、自宅の住所を名刺に記載したり、法人の際には登記をしたりすることがあります。

しかしその場合には、不特定多数の人に自宅の住所が知られてしまいますので、特にご家族と同居している場合や女性の場合には個人情報にあたる自宅の住所や電話番号を載せたくないというニーズがあります。

そういった場合に「レンタルオフィス」であれば、ビジネス用にレンタルした住所、電話番号が名刺や登記などに使用できるうえ、セキュリティも万全であるため安心してビジネスを開始することが可能となります。

初期コストを抑えられる

もし賃貸で事務所を借りるとすれば、敷金や礼金に加え賃料、仲介手数料など多額の費用がかかります。

また一般的に新しく事業を始める場合には、賃貸の事務所や自宅の場合、内装工事や机、椅子などの什器類、インターネットなどの通信設備の導入準備にも時間や費用がかかってくることになります。

その点「レンタルオフィス」であれば、賃料の3ヶ月分程度、もしくは保証金なしというところも多く、もともと机や椅子、インターネットの設備なども整っており、内装工事も不要ですので、初期コストをかなり抑えることが可能です。

借りてすぐに仕事を始められる

初期コストの項目でも解説しましたが、賃貸の事務所とは違い「レンタルオフィス」であれば、ある程度の内装やインターネット環境などの設備があらかじめ整っています。

そのため必要最低限の設備を持ち込むだけで、すぐに仕事を始めることが可能となっています。

ランニングコストが安い

賃貸の事務所の場合には賃料はもちろんのこと、水道光熱費、共益費などもコストに組み込んで計算しなければなりません。

「レンタルオフィス」であれば、賃料だけでも事務所を賃貸で契約するよりも安い場合が多く、さらには水道光熱費、共益費は月額料金内に含まれている場合もあります。

許認可が必要な業種での開業も可能

事業の中には許認可が必要となる業種も存在します。

例えば税理士などの士業、有料の職業紹介業、不動産業、生命保険の代理店などは、開業のために許認可をとるにあたって、自分専用のスペースを持っていることが求められますので、実際に執務のスペースがないバーチャルオフィスやシェアオフィスでは許認可が降りません。

「レンタルオフィス」であれば自分のスペースが持てるため、許認可が必要な業種での開業も可能となります。

契約期間の設定が柔軟なので便利

賃貸の事務所の場合では、数年単位で賃貸契約を結ぶことが多く、途中の引越しや事務所の移動が難しい場合があります。

人員増加などで事務所が手狭になってしまい、契約期間中に事務所を移転しなければならない場合、大抵は途中解約による違約金が発生しますので、そういった契約は不利になることがあります。

「レンタルオフィス」であれば、契約の延長や解約などの契約期間の設定について、比較的柔軟な対応を取っている業者が多いんです。

清掃は「レンタルオフィス」の提供元が対応

業務とは直接関係ありませんが、掃除の問題も侮どれません。

食事の際に出たゴミや、シュレッダー屑など、毎日長時間過ごす職場では必ずゴミが出ます。

また、汚れた事務所は会社のイメージを損なうため、フロア内の掃除も欠かせません。

ゴミの分別や掃除などは思った以上に大変な作業となりますので、繁忙期ともなれば掃除まで神経が行き届かず、清掃業者へ掃除の依頼をしている企業も多く見られます。

レンタルオフィスであれば、共有スペースも多いため、衛生面を考慮してほとんどのレンタルオフィス運営会社では定期的に清掃のサービスを行っています。

掃除やゴミ捨てのことを気にせず仕事できるということは、思っているよりも快適なものです。

人気の場所に本店所在地をおくことが可能

一般的に「レンタルオフィス」は新宿や渋谷など、大きくて便利な駅の近くに構えている場合が多く、クライアントとの商談や業者などとの打ち合わせの際、アクセスが良いのも利点と言えます。

また、一等地にオフィスを構えていることにより、名刺やホームページへその住所を記載することによる会社のブランディングにもなります。

秘書や受付代行業務の利用も可能

郵便物や宅急便の受取りや、電話の対応サービスや営業の代行サービスまで受付けている運営会社もあります。

また社内業務の一部である資料作成や印刷、料金請求や入金の管理まで行っているケースもあるため、場合によっては非常に便利に活用することができます。

このサービスが月額料金に組み込まれているか、オプションになるかはレンタルオフィスの運営会社により異なりますので、必要であれば事前に確認しておきましょう。

さいごに

今回は、「レンタルオフィス」がどういったサービスなのか、メリットを踏まえながら解説してみましたがいかがでしたでしょうか。

運営会社によってそれぞれサービス内容に違いがあるため、所在地などと合わせてご自身に合ったものを選択してみてください。