「シェアオフィス」とは?―知っておきたいメリットとデメリット

昨今の働き方の多様化に伴い、会社の本店所在地として登記をする際に、新しい選択肢として出てきた「シェアオフィス」というものをみなさんはご存知でしょうか?

近年では、ビジネス、プライベート共に人と「シェア」する、という考え方が広く普及しています。
巷でよく聞く言葉で言えば「シェアハウス」などがありますよね。

シェアハウスは、ひとつの物件を数人でシェアして住む形態のことですが、それと似たようなイメージで「シェアオフィス」は、企業や個人が仕事で利用するためのオフィスの空間や設備をシェアして使う形態のことを指します。

「ひとつのものをシェアしてコストを最低限にする」といった考え方が今後も広がっていくであろうことを踏まえると、今後シェアオフィスの需要もさらに高まっていくことが想像できます。

そこで今回は、この「シェアオフィス」についての知っておくべきメリットやデメリットを詳しく解説していきたいと思います。


「シェアオフィス」とは?

そもそも「シェアオフィス」というのは通称で、正式名称としては「シェアードオフィス(Shared-Office)」が正解です。

直訳すれば、「共有する事務所」という意味合いです。

東京などの都心部においては比較的認知度が高いシェアオフィスですが、地方ではまだまだ認知度は低く、一般的なビジネスオフィスの形態ではありません。

レンタルオフィスと呼ばれる貸しオフィスを「シェア」するという発想が強まり、その結果新たなサービスとしての「シェアオフィス」というものが誕生しました。


「シェアオフィス」のニーズは高まっている

近年話題となっている「働き方改革」や、新型コロナウイルスによるテレワークの普及により、自由な働き方を支える低コストな貸しオフィスとして「シェアオフィス」の需要は年々高まっています。

新型コロナウイルス等への感染症リスクへの備えとして、会社の従業員を一箇所に集めることを控え、シェアオフィスやサテライトオフィス等を利用することにより、集団感染のリスクを抑える方針を取る会社が増えてきました。

テレワークの体制を取っている場合、自宅勤務だとどうしても勤務時間が曖昧になってしまうというデメリットがありましたが、シェアオフィスであれば入退室時間の把握が可能であるため、勤怠の管理が可能になるというメリットがあります。

ちなみに「サテライトオフィス」とは、企業の本社、本拠地から離れた場所へ設置される小規模なオフィスのことを指します。


「シェアオフィス」のメリット

では続いて「シェアオフィス」のメリットについて解説していきたいと思います。
具体的には以下の6項目が挙げられます。

各項目について、ひとつずつ詳しく確認していきましょう。

  • 「シェアオフィス」の住所を名刺やホームページに記載できる
  • 高性能なオフィスを低コストで契約することができる
  • 立地条件の良いオフィスが多い
  • 初期コストを抑えることができる
  • ラウンジや会議室など、共有スペースが使用できる
  • セキュリティが万全なところが多い


「シェアオフィス」の住所を名刺やホームページに記載できる

「シェアオフィス」の住所は個人、法人問わず登記を行うことが可能です。

クライアントや取引先へ渡す名刺や会社のホームページに、シェアオフィスの住所を利用しても問題ありません。

郵便物の転送サービスなどもありますので、積極的に利用したいところです。

「シェアオフィスの登記方法」については、当サイトの別記事にて詳しく解説していますので、そちらも合わせてご確認ください。


高性能なオフィスを低コストで契約することができる

オフィスの設備や会議室、受付窓口などのスペースを共有することで、ひとりでは手が出せなかった機能性の高いオフィスを低コストで利用することができます。

この点は、「シェアオフィス」を利用することによる一番大きなメリットといえるでしょう。


立地条件の良いオフィスが多い

上述しましたが、他人と共有することにより、高性能なオフィスを低コストで契約することが可能なので、立地条件が良く、入居費の高額なビルであっても選択することが可能です。

新しく事業を始めるにあたり、機械や設備などの導入に必要な、いわゆるイニシャルコストだけでなく、月々に必要なランニングコストも抑えつつ、好立地のビルでの活動が可能となります。


初期コストを抑えることができる

「シェアオフィス」にはインターネット環境などの通信設備や、コピー機、机、椅子など事業を始めるにあたっての設備が、あらかじめ一通り設置されています。

新規に事業を始める事業者にとって、イニシャルコストはかけないに越したことはありません。


ラウンジや会議室などの共有スペースが使用可能

「シェアオフィス」の規模にもよりますが、たいていの場合は共有で使用できるラウンジや会議室などの設備があります。


セキュリティ面も万全

色々な人たちが出入りするシェアオフィスですが、高機能を謳っているシェアオフィスを選択すればセキュリティ対策が万全に練られています。

高機能なビルであれば24時間体制で警備員が常駐し、エントランスに入るまでもICカードが必要です。

各部屋の専用キーも用意されており、シェアオフィスへ常駐する受付スタッフが人の出入りを把握しています。



「シェアオフィス」のデメリット

続いて、「シェアオフィス」のデメリットについて確認していきましょう。

シェアオフィスのデメリットについては、主に以下の4項目が挙げられます。

  • セキュリティの甘いシェアオフィスであった場合、情報管理を厳重に
  • 個室のないシェアオフィスもある
  • 小規模のシェアオフィスの場合、満席になることがある
  • ラウンジや会議室などの共有スペースをいつでも使用できるとは限らない


情報管理には注意が必要

「シェアオフィス」には、たくさんの人間が出入りします。

シェアオフィスの運営会社にも色々あるので、中にはセキュリティ面に課題のある業者も存在します。

きちんと安心してサービスを利用することができるように、重要な情報等の管理には細心の注意を払うようにしておきましょう。


個室のない「シェアオフィス」も

機密情報を取り扱うのであれば、個室のある「シェアオフィス」を利用するのが懸命です。

シェアオフィスはもともと個人事業主やフリーランスの方々が交流や協業する場として利用されてきたこともあり、共同で仕事をするというニュアンスが強く出ているシェアオフィスも存在します。


小規模な「シェアオフィス」の場合は満席になることも

規模の小さい「シェアオフィス」の場合には、個室や固定席を契約していないと満席で利用できないことがあります。

そういった事態を防ぐため、契約前には事前に内覧しておき、混雑が予想されそうな物件では、満席の場合の対応などをしっかり確認しておきましょう。


ラウンジや会議室などの共有スペースをいつでも使用できるとは限らない

「シェアオフィス」の共有スペースは、基本的には完全予約制となっています。

いつでも好きなときに利用できる自社とは異なりますので注意しましょう。

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