会社設立時の「挨拶状」はどうする?抑えておきたいマナーや文例を紹介

会社設立後に忘れてはいけないのが、今までお世話になった方々や、取引先へのご挨拶でしょう。

相手との関係性や新密度により一番ベストなものを選択したいところですが、どんな挨拶状を送ればよいのでしょうか?

そこで今回は、会社を設立したときに送る挨拶状のタイミングやマナー、例文などについてもわかりやすく解説していきたいと思います。


会社設立後「挨拶状」を送るタイミングは?

会社を設立した後、開業しましたという「挨拶状」は、いったいいつ送れば良いのでしょうか?

必ず守りたいタイミングは、開業する前に送るということ。

開業後に送ってしまっては後回し感も出てしまいますし、取引先に関しては取引に関する契約の変更なども関わってきます。

可能であれば、会社設立日の1ヶ月前から遅くて2週間前までには、お相手先に挨拶状が到着するように手配しておきましょう。

特に個人事業主から法人へ変更する場合など、元々の取引先がある場合は、契約を新たな会社名で結び直さなければならないなど、事務手続がありますので早めに済ませておくことが大切です。

相手方も、会社設立前に余裕を持って連絡をもらえることで、お祝いの準備や贈り物の用意などに余裕を持って対応することが可能になります。


会社設立時の「挨拶状」のマナーって?

会社の設立時に取引先やお世話になった方々へ送る「挨拶状」にもマナーがあります

ここがなっていなければ、せっかくの挨拶状が意味を成さないどころか、相手方に良くない印象を与えてしまいます。

いくつか注意点がありますので、一つずつ詳しく見ていきましょう。


【封書で郵送する】

今はSNSが浸透している時代ですので、簡単ですぐに送れるメールやLINEなどを活用する場面が多いかと思います。

ただし、会社を設立した際の「挨拶状」の形式には注意が必要です。

相手との関係性によってはメールなどでは軽い印象を与えてしまい、大切なことなのに軽く済まされたと感じてしまうこともあります。

基本的には封書の形式で郵送するのが無難でしょう。

はがきの方がコストもかからないし、はがきでも良いのでは…?
と思われるかもしれませんが、これもメールと同じく軽視されていると思われてしまう可能性がありますので、きちんと封書で送るようにしましょう。


【宛名を間違えないように】

当たり前のことかもしれませんが、送り先の宛名は絶対に間違えないように細心の注意を払いましょう。

相手の名前を間違うということは大変失礼なことですし、それだけで「挨拶状」そのものが台無しになってしまいます。

特に注意したいのは、宛名を「会社名」だけにしないこと。
挨拶状を送る相手の役職と名前まで記入しましょう。

例えば「代表取締役社長 ○○様」といった感じです。

言わずもがなのことですが、住所も確実に間違わないように記入しましょう。

間違った住所へ挨拶状を送ってしまうことは失礼なだけではなく、信用面にも関わってきます。


【挨拶状の書き始め】

会社設立時の挨拶状は、畏まった書式にしておくのがよいでしょう。

たとえ親しい間柄であっても昔ながらの文法に則って書き始めるのが一般的です。

「頭語(とうご)」と、「結語(けつご)」も入れましょう。

頭語と結語とは、それぞれが対になった言葉で、必ずセットで使います。

手紙を出す相手に合わせた様々な表現方法があります。
例えば、以下のような組み合わせで使います。

  • 拝啓 → 敬具:読み方は「はいけい」「けいぐ」で、一般的な表現のときに使います。
  • 謹啓 → 敬白:読み方は「きんけい」「けいはく」で、特に敬意を払わなくてはならない相手に使います。
  • 前略 → 草々:読み方は「ぜんりゃく」「そうそう」で、簡単な要件や気心の知れた相手に使います。

頭語を入れたら、時候の挨拶も忘れずに入れましょう。


【「挨拶状」の主な内容】

「挨拶状」の主な内容としては、会社を設立し、開業したことを報告することはもちろん、相手への日頃の感謝を伝えることも重要となってきます。

会社を設立するということは、取引してくれるお相手があってのことなので、大なり小なりお世話にはなっているはずですよね。

開業のときの挨拶状は良い機会ですので、ぜひ日頃からの感謝の意をお相手に伝えるようにしましょう。

こうした畏まった文書の場合、句読点を付けるとマナー違反と見られる場合もあるために使用しないほうが無難でしょう。


【終わりに】

「挨拶状」を作成した日付、会社の住所、電話番号やFAXの番号、メールアドレス、会社名、代表社名(役員数名の連名で出す場合は連名でも可能)なども記入しておきます。

日付については、西暦ではなく元号で記載するのが一般的なようです。


「挨拶状」の例文

実際にどのように「挨拶状」を書けばよいのでしょうか?

上記のマナーにのっとって挨拶状を作成すれば問題はありませんが、いくつかの例文を挙げておきましょう。


【例文1】

謹啓 ○○の候 皆様にはますますご清栄のこととお慶び申し上げます

さて この度 下記の住所にてささやかながら「○○○(会社名)」を開業いたしました

今後は個々のお客様が必要とするサービスのご提供を心がけ 信頼と安心感をもって頂けるように努力して参る所存でございますので 何卒よろしくご愛顧お引立てを賜りますようお願い申し上げます

いずれ拝眉の上ご挨拶申し上げる所存ですが とりあえず略儀ながら書中をもって開業のご挨拶を申し上げます
                          謹 白
  令和○○年○月


【例文2】

謹啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

平素は格別のお引立てを賜りまして 心より厚くお礼申し上げます

さて 先般ご挨拶申し上げましたように 新会社○○○○を新たに立上げ 来る○月○日に開業の運びとなりました

これもひとえに皆様のご支援とご厚誼の賜物と深く感謝いたしております

今後はこれまでの経験を活かし 鋭意努力いたす所存でございますので 今後ともご愛顧お引立てを賜りますようお願い申し上げます

なお お近くにお越しの節は是非お立ち寄り下さい

まずは略儀ながら書中をもってお礼かたがたご挨拶申し上げます
                          謹 白
  令和○○年○月


挨拶回りも大切

挨拶状を送ったら、相手方の迷惑にならないかどうか配慮した上で直接挨拶回りに行くのも好印象を持ってもらうために大切です。

直接会って挨拶状では伝えきれなかった会社の事業内容の説明や、日頃の感謝の気持ちなどを伝えましょう。

わざわざ時間を取って出向いてくれたということで、封書ひとつで済ませてしまうよりも丁寧な印象を与えます。

この時に注意したいことは、仕事の契約をもらうために来たというわけではなく、あくまでもご挨拶として日頃の感謝の気持ちを伝えに来たという気持ちで出向くことです。


お祝いを受け取った場合は?

会社を設立したと報告をすれば、相手方からお祝いが届くこともあります。

その際、どれほど忙しくともお祝いを受け取った当日もしくは翌日までには電話などで直接感謝の気持ちを伝えるのがベストでしょう。

その際にはお祝いを頂いた喜びを伝えるとともに、その品物の気に入ったところなども伝えると印象が良くなります。


さいごに

今回は、会社を設立したときに送る「挨拶状」について詳しく解説してきましたが、いかがでしたか?

日頃お世話になっている方々へしっかりと挨拶状を送ることで、印象もアップしますし、今後の取引も円滑に進むことと思います。

細かい書き方やマナーなどはありますが、自分らしく印象に残る挨拶状を送れると素敵ですね。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です